Facilities o que é

Facilities: o que é e quais os serviços mais procurados?

A palavra Facilities é usada para definir os serviços ligados à infraestrutura predial, como limpeza, segurança e manutenção. Ela envolve todo o tipo de serviço que pode facilitar o dia a dia de uma organização, condomínio, clube, hotel etc. mesmo que estes não estejam ligados diretamente à sua atividade-fim.

O que é facilities? Essa palavra é usada para definir os serviços ligados à infraestrutura predial, como limpeza, segurança e manutenção.

Ela envolve todo o tipo de serviço que pode facilitar o dia a dia de uma organização, condomínio, clube, hotel etc. mesmo que estes não estejam ligados diretamente à sua atividade-fim.

Sendo assim, Facilities é o nome dado ao uso de mão de obra especializada, que atua na organização dos serviços prestados, para dar mais eficiência, reduzir custos e otimizar o funcionamento de uma organização. 

Segundo pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), em 2019, o mercado de Facilities movimentou cerca de  US $1,15 trilhão em todo o mundo, um aumento de 7,4% desde o último relatório produzido em 2018. 

Outro dado relevante é que 50% do montante das empresas usa os serviços de Facilities de forma terceirizada, ou seja, os empreendedores buscam outras empresas para prestar os serviços que não fazem parte do seu negócio principal. 

Mas afinal, quais organizações podem usar os serviços de Facilities? Quais os serviços oferecidos? Vamos responder a essas e outras questões neste artigo. Siga a leitura e fique bem-informado. 

O que é Facilities?

Conhecida popularmente como a área de serviços gerais, os Facilities são fundamentais para garantir a qualidade do trabalho e de vida dos funcionários dentro de empresas de grande, médio e pequeno porte.

A definição oficial da área é feita pela International Organization for Standardization (ISSO). A organização aponta que os Facilities podem ser definidos como: “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade das organizações”.

Sendo assim, Facilities é a área que cuida da higiene, conforto, segurança, manutenção e funcionalidade dos espaços da organização, sendo, portanto, fundamental para a gestão estratégica organizacional.

O que significa a palavra facylities

O termo em inglês e quer dizer instalações. Porém, quando falamos de facilities estamos nos referindo aos serviços realizados para garantir o bom funcionamento de um imóvel. Sejam eles referentes às instalações, mas também em outras áreas. 

Entres os destaques desta gestão estão:

  • manutenção hidráulica e elétrica;
  • segurança;
  • limpeza;
  • pintura;
  • reparos em alvenaria.

Daqui a pouco falaremos detalhadamente sobre estes serviços. Agora, vamos conversar sobre a gestão de facilities. vamos nessa?

O que é gestão de Facilities?

A gestão de facilities, ou seja, a gestão destes serviços citados acima é feita por um profissional que irá garantir que tudo ocorra de forma a não acarretar problemas, tanto para inquilinos e compradores, quanto para proprietários. 

No seu dia a dia de trabalho, este profissional cuidará de ações como: 

  • manutenção preventiva e corretiva;
  • adequação a padrões de segurança;
  • disponibilização de recursos;
  • garantia de disponibilidade dos ativos;
  • gestão de custos operacionais.

SaaS na gestão de Facilities

A sigla SaaS — Software as a Service — ou Software como Serviço é uma modalidade de sistemas que funcionam na nuvem e podem ser acessados por qualquer dispositivo conectado à internet.  Eles podem ser utilizados na gestão de Facilities como uma ferramenta de organização de processos, melhorando a gestão de envio e troca de mensagens e documentos.

Além disso, ao contratar esse tipo de serviço, a sua empresa pode diminuir gastos com armazenamento, compra e manutenção de servidores, multas por atrasos de envio de documentos e várias outras ocorrências que podem gerar despesas desnecessárias. 

O que faz um profissional de Facilities?

O profissional de Facilities é aquele que faz tudo acontecer: a recepcionista, o ascensorista, a moça do café, o segurança. Enfim, todos aqueles que fazem parte da operação predial.

Em edifícios residenciais, os Facilities são os porteiros, faxineiras, zeladores e síndicos — caso estes serviços sejam feitos por uma conservadora.

O que é necessário para ser um bom prestador de serviços de Facilities?

A busca por prestadores de serviços qualificados vem aumentando de maneira considerável em qualquer segmento. Em um mercado cada vez mais competitivo, é preciso se destacar por qualidades que vão desde o conhecimento técnico até o período de experiência em determinada área. 

Veja abaixo o que um bom profissional precisa apresentar:

  • Cursos de atualização e/ou reciclagem na área de atuação;
  • Licenças, certificações e documentos profissionais em dia;
  • Portfólio de excelência;
  • Boas indicações de empresas do mercado.

Quais serviços estão incluídos em um contrato de Facilities?

Como vimos, a gestão de Facilities é uma área estratégica para empresas. De forma resumida, são oferecidos alguns serviços básicos:

  • Foco no bem-estar do funcionário: é fundamental criar um bom ambiente de trabalho, com processos simplificados e que, de fato, ajudem as pessoas a resolverem os seus problemas
  • Integração de serviços: visa formar uma rede de prestadores de serviços de diversas áreas, gerando segurança para os gestores sobre a qualidade do profissional que está sendo solicitado;
  • Manutenção corretiva: resposta rápida a defeitos em equipamentos, máquinas e locais (comerciais ou corporativos); 
  • Manutenção preventiva: manutenção predeterminada baseada no uso, modelo e marca dos equipamentos;
  • Higienização: limpeza em geral, cuidando da conservação de equipamentos, salas e áreas comuns de prédios (comerciais e residenciais);
  • Conservação de áreas externas.

Outras opções de Facilities:

  • Logística;
  • Armazenagem;
  • Suporte administrativo;
  • Recursos audiovisuais;
  • Jardinagem;
  • Segurança pessoal e escolta armada;
  • Vigilância eletrônica e patrimonial;
  • Recrutamento e seleção etc.

Quais são as vantagens para as empresas?

Por ser uma área estratégica, os Facilities trazem inúmeras vantagens para as organizações. Entre elas estão: redução de custos, funcionamento correto dos processos, conservação de equipamentos, diminuição da taxa de turnover (falaremos disso daqui a pouco) entre outras.

Os principais segmentos que utilizam os serviços de Facilities

Como dissemos, esse é um mercado em franco crescimento em empresas e prédios comerciais, por exemplo.  

Uma pesquisa da CompWalk mostra quais foram os segmentos de empresa que mais demandaram por gestão de Facility:

  • Bancos – 49%
  • Saúde – 39%
  • Farmacêutico – 36%
  • Energia – 34%
O que é facilities? Eles são um conjunto de serviços que melhoram a prestação de serviços por parte do setor imobiliário

Facilities para imobiliárias, quais as vantagens?

A primeira grande vantagem em se fazer uma gestão de facilities é a prevenção de problemas, inclusive judiciais. Afinal, em caso de judicialização do contrato de locação a sua imobiliária pode ser citada como parte do processo. 

Contudo, caso você ofereça esse tipo de serviço, pode otimizar a conversa entre as partes e evitar problemas. Aqui, a prevenção é a palavra de ordem. 

Encante os seus clientes

Vivemos a época da experiência e os clientes estão cada vez mais exigentes quanto à qualidade dos serviços. Sendo assim, ao apresentar o diferencial dos facilities em sua imobiliária, você agregará valor para os donos de imóveis que não precisarão se preocupar com a procura de prestadores de serviços qualificados. 

Do mesmo modo, os inquilinos também ficarão satisfeitos, pois caso precisem de algum serviço de limpeza, segurança ou pequenos reparos, terão a garantia de que tudo será realizado de maneira prática, sem burocracias.

Por sua vez, os compradores que buscarem a sua imobiliária receberão imóveis em boas condições, já que a gestão de imóveis vazios é feita com regularidade.

Ou seja, com um serviço de facilities para imobiliárias você apresentará um diferencial para o momento da captação, locação e venda  de imóveis. 

Aumente as possibilidades de faturamento

O serviço de facilities pode ser também uma forma de aumentar a rentabilidade do seu negócio. Afinal, ao oferecer serviços de limpeza, manutenção e segurança, por exemplo, você poderá aumentar os valores de comissão que recebe. 

Outra forma de rentabilizar é oferecer esta funcionalidade diretamente para o inquilino e, assim, fazer um contrato a parte da locação.

Prestadores de serviço qualificados

Atrasos, faltas e serviço de baixa qualidade. Essa é a realidade que muitas imobiliárias enfrentam com os prestadores de serviços. Porém, com serviços de gestão de facilities bem estruturados, você pode ter um controle maior da qualidade e do rendimento de quem você contratar para realizar os serviços nos imóveis dos seus clientes.

Outra funcionalidade é a padronização dos serviços que você oferecerá para o seu cliente, garantindo padrão de qualidade e eficiência para todos os clientes. Chega de reparos paliativos e obras que precisam ser refeitas. 

Além disso, a sua imobiliária terá acesso a vários profissionais, podendo escolher aqueles que melhor atenderem às necessidades dos seus clientes.

Serviços de facilities são uma boa opção para que você encante o seu cliente, aumente o seu faturamento e evite problemas. Porém, antes de investir é importante ficar atento às regras que regulamentam este mercado. 

O que é a ISO 41001?

As certificações ISO são uma série de regras e regulamentos que garantem a qualidade de determinado produto/serviço. Nesse sentido, a ISO 41001 – Facility Management/ Management Systems / Requirements with guidance for use, é a primeira que certifica o gerenciamento de facilities. 

Essa certificação foi criada, pois o mercado está em expansão no Brasil e em todo o mundo, precisando, portanto, de uma regulamentação que evite as fraudes. 

Como implementar a ISO 41001

A norma ISO 41001 prevê uma série de requisitos para quem deseja ter a certificação. 

Entre eles estão:

  • queira fornecer efetividade e eficiência;
  • tenha interesse de atendimento das partes e itens aplicáveis;
  • zelar pela saúde do ambiente competitivo.

Como percebemos, a ISO entende que os serviços de facilities precisam ser organizados dentro de normas de eficiência e respeito entre as empresas. Ou seja, você precisa oferecer serviços que estejam dentro dos padrões do mercado de qualidade e preço. 

Entenda tudo sobre a terceirização desses serviços

Entrando nos assuntos mais técnicos, a terceirização de serviços é outro fator relevante e que irá ajudar na redução de custos da sua organização.

Existem empresas especializadas na gestão de Facilities, que cuidam de todo o processo para empresas da construção civil, imobiliárias e administradoras de condomínios. Com isso, você não precisa se preocupar com as questões burocráticas. 

Além disso, essas empresas costumam fazer toda a parte de gerenciamento de contratos, envio e recebimento de documentos pela nuvem e vários outros serviços que vão simplificar o seu dia a dia.

Com uma gestão de Facilities organizada, você poderá contar também com profissionais terceirizados, com alto índice de desempenho. Além disso, terá controle sobre o desempenho, os gastos e a qualidade do serviço entregue.

O que medir para verificar o sucesso do setor de Facilities

Falamos até agora sobre o que é o serviço de Facilities, como fazer uma boa gestão e as suas principais vantagens. Mas, como saber se a sua estratégia está funcionando? Como medir esses resultados? O primeiro passo é medir o índice de turnover da sua empresa.

Turnover na gestão de Facilities

O índice turnover mede a rotatividade de funcionários dentro de uma determinada empresa ou até mesmo de uma área dentro da organização. Muita rotatividade pode significar que algo não está indo bem.

Sendo assim, a área de Recursos Humanos pode fazer a medição desse índice durante algum tempo e, por meio do serviço de Facilities, enxergar os possíveis erros e trabalhar para corrigi-los.

Empresas especializadas na gestão de Facilities costumam ter métricas bem definidas, que ajudam a entender o nível de satisfação dos funcionários, para propor constantes melhorias. 

A tecnologia como auxiliar da gestão de Facilities

O mundo é tecnológico. Essa frase está se tornando clichê, porém é verdadeira. É impossível implementar um processo de gestão, em qualquer área, sem a ajuda da tecnologia.

Podemos citar como exemplo o mercado de imobiliárias. Atualmente, a gestão de contratos, aluguel, compra e venda de imóveis é feita por ferramentas que facilitam o envio e troca de documentos pela nuvem e vários outros benefícios. 

Com a gestão de Facilities não é diferente. Agendamento de manutenções, aberturas de chamados, pagamentos, controle de entrada e saída de funcionários. Tudo feito de forma automatizada, rápida e com geração de relatórios e dados que permitem acompanhar e melhorar os processos constantemente. 

Conclusão

Como vimos, os serviços de Facilities são importantes ferramentas de gestão, que ajudam você a diminuir custos, organizar as rotinas e proporcionar maior qualidade de vida para os seus funcionários. 

Além disso, contar com profissionais terceirizados de qualidade pode ser um grande diferencial para a sua empresa. A escolha do parceiro para a gestão de Facilities também é importante e estratégica, pois são eles que fazem a seleção dos colaboradores que irão atuar no seu empreendimento. 

Conheça a plataforma do Service Sol para gestão de Facilities. Temos uma solução pronta para ajudar você a melhorar o seu negócio.

Até a próxima!

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