Facilities o que é

Facilities: o que é e quais os serviços mais procurados?

A palavra Facilities é usada para definir os serviços ligados à infraestrutura predial, como limpeza, segurança e manutenção. Ela envolve todo o tipo de serviço que pode facilitar o dia a dia de uma organização, condomínio, clube, hotel etc. mesmo que estes não estejam ligados diretamente à sua atividade-fim.

A palavra Facilities é usada para definir os serviços ligados à infraestrutura predial, como limpeza, segurança e manutenção. Ela envolve todo o tipo de serviço que pode facilitar o dia a dia de uma organização, condomínio, clube, hotel etc. mesmo que estes não estejam ligados diretamente à sua atividade-fim. 

Sendo assim, Facilities é o nome dado ao uso de mão de obra especializada, que atua na organização dos serviços prestados, para dar mais eficiência, reduzir custos e otimizar o funcionamento de uma organização. 

Segundo pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), em 2019, o mercado de Facilities movimentou cerca de  US $1,15 trilhão em todo o mundo, um aumento de 7,4% desde o último relatório produzido em 2018. 

Outro dado relevante é que 50% do montante das empresas usa os serviços de Facilities de forma terceirizada, ou seja, os empreendedores buscam outras empresas para prestar os serviços que não fazem parte do seu negócio principal. 

Mas afinal, quais organizações podem usar os serviços de Facilities? Quais os serviços oferecidos? Vamos responder a essas e outras questões neste artigo. Siga a leitura e fique bem-informado. 

O que é Facilities?

Conhecida popularmente como a área de serviços gerais, os Facilities são fundamentais para garantir a qualidade do trabalho e de vida dos funcionários dentro de empresas de grande, médio e pequeno porte.

A definição oficial da área é feita pela International Organization for Standardization (ISSO). A organização aponta que os Facilities podem ser definidos como: “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade das organizações”.

Sendo assim, Facilities é a área que cuida da higiene, conforto, segurança, manutenção e funcionalidade dos espaços da organização, sendo, portanto, fundamental para a gestão estratégica organizacional.

O que é gestão de Facilities?

A gestão de Facilities é a organização e controle destes serviços que são prestados dentro dos condomínios, clubes, empresas e demais organizações. Esse processo começou na manutenção predial de condomínios residenciais e se expandiu para praticamente todas as organizações corporativas. 

SaaS na gestão de Facilities

A sigla SaaS — Software as a Service — ou Software como Serviço é uma modalidade de sistemas que funcionam na nuvem e podem ser acessados por qualquer dispositivo conectado à internet.  Eles podem ser utilizados na gestão de Facilities como uma ferramenta de organização de processos, melhorando a gestão de envio e troca de mensagens e documentos.

Além disso, ao contratar esse tipo de serviço, a sua empresa pode diminuir gastos com armazenamento, compra e manutenção de servidores, multas por atrasos de envio de documentos e várias outras ocorrências que podem gerar despesas desnecessárias. 

O que faz um profissional de Facilities?

O profissional de Facilities é aquele que faz tudo acontecer: a recepcionista, o ascensorista, a moça do café, o segurança. Enfim, todos aqueles que fazem parte da operação predial.

Em edifícios residenciais, os Facilities são os porteiros, faxineiras, zeladores e síndicos — caso estes serviços sejam feitos por uma conservadora.

O que é necessário para ser um bom prestador de serviços de Facilities?

A busca por prestadores de serviços qualificados vem aumentando de maneira considerável em qualquer segmento. Em um mercado cada vez mais competitivo, é preciso se destacar por qualidades que vão desde o conhecimento técnico até o período de experiência em determinada área. 

Veja abaixo o que um bom profissional precisa apresentar:

  • Cursos de atualização e/ou reciclagem na área de atuação;
  • Licenças, certificações e documentos profissionais em dia;
  • Portfólio de excelência;
  • Boas indicações de empresas do mercado.

Quais serviços estão incluídos em um contrato de Facilities?

Como vimos, a gestão de Facilities é uma área estratégica para empresas. De forma resumida, são oferecidos alguns serviços básicos:

  • Foco no bem-estar do funcionário: é fundamental criar um bom ambiente de trabalho, com processos simplificados e que, de fato, ajudem as pessoas a resolverem os seus problemas
  • Integração de serviços: visa formar uma rede de prestadores de serviços de diversas áreas, gerando segurança para os gestores sobre a qualidade do profissional que está sendo solicitado;
  • Manutenção corretiva: resposta rápida a defeitos em equipamentos, máquinas e locais (comerciais ou corporativos); 
  • Manutenção preventiva: manutenção predeterminada baseada no uso, modelo e marca dos equipamentos;
  • Higienização: limpeza em geral, cuidando da conservação de equipamentos, salas e áreas comuns de prédios (comerciais e residenciais);
  • Conservação de áreas externas.

Outras opções de Facilities:

  • Logística;
  • Armazenagem;
  • Suporte administrativo;
  • Recursos audiovisuais;
  • Jardinagem;
  • Segurança pessoal e escolta armada;
  • Vigilância eletrônica e patrimonial;
  • Recrutamento e seleção etc.

Quais são as vantagens para as empresas?

Por ser uma área estratégica, os Facilities trazem inúmeras vantagens para as organizações. Entre elas estão: redução de custos, funcionamento correto dos processos, conservação de equipamentos, diminuição da taxa de turnover (falaremos disso daqui a pouco) entre outras.

Os principais segmentos que utilizam os serviços de Facilities

Como dissemos, esse é um mercado em franco crescimento em empresas e prédios comerciais, por exemplo.  

Uma pesquisa da CompWalk mostra quais foram os segmentos de empresa que mais demandaram por gestão de Facility:

  • Bancos – 49%
  • Saúde – 39%
  • Farmacêutico – 36%
  • Energia – 34%

Entenda tudo sobre a terceirização desses serviços

Entrando nos assuntos mais técnicos, a terceirização de serviços é outro fator relevante e que irá ajudar na redução de custos da sua organização.

Existem empresas especializadas na gestão de Facilities, que cuidam de todo o processo para empresas da construção civil, imobiliárias e administradoras de condomínios. Com isso, você não precisa se preocupar com as questões burocráticas. 

Além disso, essas empresas costumam fazer toda a parte de gerenciamento de contratos, envio e recebimento de documentos pela nuvem e vários outros serviços que vão simplificar o seu dia a dia.

Com uma gestão de Facilities organizada, você poderá contar também com profissionais terceirizados, com alto índice de desempenho. Além disso, terá controle sobre o desempenho, os gastos e a qualidade do serviço entregue.

O que medir para verificar o sucesso do setor de Facilities

Falamos até agora sobre o que é o serviço de Facilities, como fazer uma boa gestão e as suas principais vantagens. Mas, como saber se a sua estratégia está funcionando? Como medir esses resultados? O primeiro passo é medir o índice de turnover da sua empresa.

Turnover na gestão de Facilities

O índice turnover mede a rotatividade de funcionários dentro de uma determinada empresa ou até mesmo de uma área dentro da organização. Muita rotatividade pode significar que algo não está indo bem.

Sendo assim, a área de Recursos Humanos pode fazer a medição desse índice durante algum tempo e, por meio do serviço de Facilities, enxergar os possíveis erros e trabalhar para corrigi-los.

Empresas especializadas na gestão de Facilities costumam ter métricas bem definidas, que ajudam a entender o nível de satisfação dos funcionários, para propor constantes melhorias. 

A tecnologia como auxiliar da gestão de Facilities

O mundo é tecnológico. Essa frase está se tornando clichê, porém é verdadeira. É impossível implementar um processo de gestão, em qualquer área, sem a ajuda da tecnologia.

Podemos citar como exemplo o mercado de imobiliárias. Atualmente, a gestão de contratos, aluguel, compra e venda de imóveis é feita por ferramentas que facilitam o envio e troca de documentos pela nuvem e vários outros benefícios. 

Com a gestão de Facilities não é diferente. Agendamento de manutenções, aberturas de chamados, pagamentos, controle de entrada e saída de funcionários. Tudo feito de forma automatizada, rápida e com geração de relatórios e dados que permitem acompanhar e melhorar os processos constantemente. 

Conclusão

Como vimos, os serviços de Facilities são importantes ferramentas de gestão, que ajudam você a diminuir custos, organizar as rotinas e proporcionar maior qualidade de vida para os seus funcionários. 

Além disso, contar com profissionais terceirizados de qualidade pode ser um grande diferencial para a sua empresa. A escolha do parceiro para a gestão de Facilities também é importante e estratégica, pois são eles que fazem a seleção dos colaboradores que irão atuar no seu empreendimento. 

Conheça a plataforma do Service Sol para gestão de Facilities. Temos uma solução pronta para ajudar você a melhorar o seu negócio.

Até a próxima!

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